Je Offerteverzoeken als Salesmanager met Zapier, je leest het hier allemaal!

Het verwerken van offerteverzoeken is voor veel salesmanagers een tijdrovende taak. Elke aanvraag handmatig beantwoorden kost niet alleen tijd, maar kan ook leiden tot vertragingen in de respons naar potentiële klanten. Dit is waar automatisering met tools zoals Zapier en AI een groot verschil kan maken. Het stelt je in staat om sneller en efficiënter te reageren, terwijl je de nauwkeurigheid behoudt. Bij The Sales Coach, waar we ons richten op de pijlers Sales, Marketing en Operations, zetten we AI en automatisering in om je werkprocessen te stroomlijnen en je verkoopinspanningen te verbeteren.

In dit blog laat ik je zien hoe je met behulp van Zapier en OpenAI het offerteproces kunt automatiseren, zodat je als salesmanager efficiënter kunt werken binnen de pijler Operations.

‍

‍

‍

5 Stappen om offerteverzoeken te automatiseren met Zapier en OpenAI

Stap 1: Verbind jouw bedrijfs-e-mail als trigger

Begin met het koppelen van je zakelijke e-mailaccount aan Zapier. Gebruik de Gmail-app en stel ‘Nieuwe Email in Gmail’ in als trigger. Dit zorgt ervoor dat elke nieuwe e-mail automatisch door Zapier wordt opgepikt. Dit is bijzonder handig, omdat je geen tijd meer hoeft te besteden aan het handmatig doorzoeken van je inbox naar offerteverzoeken.

‍

‍

‍

‍

Stap 2: Verzend de e-mail naar OpenAI om te controleren of het over een offerte gaat

Voeg vervolgens de OpenAI-app toe aan je Zapier-werkstroom. Laat OpenAI de inhoud van de e-mail analyseren met de prompt: "Is deze e-mail een verzoek om een offerte? Antwoord alleen met 'ja' of 'nee'." Zo kan OpenAI automatisch bepalen of de e-mail een offerteaanvraag bevat. Dit voorkomt dat je onnodig tijd verspilt aan irrelevante e-mails.

‍

‍

‍

‍

Stap 3: Ga alleen verder als het antwoord 'ja' is van OpenAI

Voeg een filter toe in Zapier dat de workflow alleen laat doorgaan als OpenAI aangeeft dat het een offerteaanvraag is. Dit zorgt ervoor dat alleen relevante e-mails verder worden verwerkt, wat je productiviteit verhoogt en voorkomt dat je tijd verliest aan onbelangrijke berichten.

‍

‍

‍

‍

Stap 4: Vraag OpenAI om een conceptantwoord-mail te genereren

Wanneer een offerteaanvraag wordt gedetecteerd, laat je OpenAI een professioneel conceptantwoord opstellen. Gebruik een prompt zoals: "Schrijf een beleefd en professioneel antwoord op dit offerteverzoek." Dit concept kun je vervolgens aanpassen naar de specifieke situatie van de klant, maar de basis is al gelegd.

‍

‍

‍

‍

Stap 5: Zet het antwoord in jouw concepten

Laat het gegenereerde antwoord opslaan als concept in je Gmail-account. Dit geeft je de mogelijkheid om het te controleren en indien nodig aan te passen voordat je het daadwerkelijk verstuurt. Deze stap geeft je de controle over de kwaliteit van de antwoorden, zonder dat je telkens een nieuwe e-mail vanaf nul hoeft te schrijven.

‍

‍

‍

‍

Resultaat: Snellere reacties en betere klanttevredenheid

Door het verwerken van offerteverzoeken te automatiseren, kun je niet alleen sneller reageren, maar ook de nauwkeurigheid van je antwoorden waarborgen. Dit verhoogt de klanttevredenheid en geeft je meer tijd voor andere strategische taken. De belangrijkste voordelen van deze automatisering zijn:

• Tijdsbesparing: Door offerteverzoeken automatisch te filteren en conceptantwoorden te genereren, kun je je richten op de belangrijkste taken.
• Verbeterde klanttevredenheid: Snellere reacties zorgen ervoor dat potentiële klanten minder lang hoeven te wachten, wat de kans op succesvolle deals vergroot.

Belangrijke aandachtspunten:

• OpenAI-tokens: Elke aanvraag aan OpenAI kost tokens, dus het is belangrijk om het verbruik van tokens in de gaten te houden om onverwachte kosten te voorkomen.
• Controle: Ondanks de automatisering is het belangrijk om de gegenereerde concepten handmatig te controleren voordat je ze verstuurt. Dit zorgt ervoor dat ze professioneel en relevant zijn.

‍

‍

‍

AI binnen de pijler Operations bij The Sales Coach

Bij The Sales Coach helpen we bedrijven hun workflows te optimaliseren door het gebruik van geavanceerde technologieën zoals AI. Binnen de pijler Operations is ons doel om repetitieve taken te automatiseren, zodat je meer tijd hebt voor strategische initiatieven die bijdragen aan de groei van je bedrijf. Of het nu gaat om het automatiseren van offerteverzoeken of het stroomlijnen van andere processen, wij helpen je om efficiënter te werken en meer succes te behalen.

‍

Verbind je bedrijf met de toekomst – Workshop "Sales en Artificiële Intelligentie"

Ben je klaar om je verkoopvaardigheden naar een hoger niveau te tillen door gebruik te maken van AI? Neem dan deel aan onze workshop "Sales en Artificiële Intelligentie: Verbind je Bedrijf met de Toekomst", geleid door Gilles Bonvin, oprichter van The Sales Coach, en Dieter Vanden Heede, medeoprichter van Flowkify en expert in AI en digitale marketing.

‍

In deze workshop ontdek je de krachtige synergie tussen geavanceerde verkoopvaardigheden en de nieuwste AI-technologieën. Gilles en Dieter laten zien hoe je AI kunt integreren in je commerciële strategieën om betere resultaten te behalen en je bedrijf te laten groeien. Je krijgt niet alleen waardevolle inzichten en praktische technieken, maar ook de kans om te netwerken met andere professionals.

‍

Schrijf je vandaag nog in voor de workshop en leer hoe je AI kunt integreren om jouw verkoopresultaten te verbeteren en je bedrijf toekomstbestendig te maken!

‍